On-Offboarding - Onboarding Processes

Onboardingprocesser er processer med valgfrie trin i Compliance Suite. Onboarding er skridt, der skal udføres, når en ny person starter i virksomheden. Der kan eksempelvis være forskellige onboardingprocesser alt efter, om det er en intern eller ekstern medarbejder, der starter. Du finder onboardingprocesserne under "Onboarding Processes" i underområdet "Connectors".

Onboardingprocesser udføres før eller efter en persons aktiveringsdato i Compliance Suite. I processen er det muligt at definere trin, der automatisk gennemføres som et led i henholdsvis onboarding på specifikke dage og tidspunkter. Processerne kan ændres, mens de er aktive, og personer forbliver i en onboardingproces, selvom de skulle miste rollen, der giver adgang til den.

Onboardingprocesser kan udføre tidsbestemte trin, der skal ske op til en persons aktiveringsdato – som f.eks. oprettelse i AD, uddelegering af opgaver, tildeling af licenser, udsendelse af mailnotifikationer mm.

Aktive onboardingprocesser

Klik på menupunktet "Onboarding Processes" for at se oversigten over alle aktive onboardingprocesser, der er defineret i Compliance Suite:

Eksempel på en onboardingproces:

Sådan opretter du en ny onboardingproces:

Klik på +New for at oprette en ny onboardingproces.
Name, Priority og Target Field er obligatoriske felter.
Target Field kan have følgende værdier:
- Activate on
- Employment Start
Klik på Save for at oprette din proces.
Herefter får du mulighed for at definere de procestrin, der skal gælde for onboardingprocessen. Det gør du under Onboarding Steps.

For at oprette et nyt trin, skal du klikke på +New Onboarding Step:

Du udfylder felterne således:

Navn

Type

Beskrivelse

Name

Tekstfelt

Navnet på det givne trin i onboardingprocessen

Onboarding Process

Opslagsfelt

Angiver, hvilken onboardingproces trinnet er knyttet til. Et trin kan kun knyttes til en proces.

Dette felt er låst, så snart du gemmer trinnet.

Custom Id

Numerisk felt

ID på trin (bruges til sortering)

De forskellige trintyper

Trin type

Beskrivelse

Clear activate date

Fjerner aktiveringsdatoen.

Clear deactivate date

Fjerner deaktiveringsdatoen.

Clear leave return date

Fjerner orlovsdatoen.

Delete user

Dette Step Type vælges, hvis man vil slette brugeren.

Delete and release initials

Dette Step Type vælges, hvis man vil slette brugeren og frigive initialerne.

Delete person and delete history

Sletter den pågældende person og den tilhørende historik.

Disable user

Dette Step Type vælges, hvis man vil disable brugeren.

Disable user and stop all accesses

Dette Step Type vælges, hvis man vil disable brugeren og stoppe alle brugerens adgange.

Enable user

Dette Step Type vælges, hvis man vil enable brugeren.

Litigation Hold

Dette Step Type sætter brugerens mailboks på Litigation Hold..

Remove Private Field Data

Dette Step Type vælges, hvis man vil fjerne brugerens privat informationer.

Request Access

Dette Step Type vælges, hvis man vil bede om adgang til en applikation.

Reset Phone Number

Dette Step Type vælges, hvis man vil resette brugerens telefonnummer.

Restart offboarded-stopped accesses dynamic

Genaktiverer alle adgange, der har stopårsagen Stopped by offboarding, når du reboarder en inaktiv person.

Adgange, der blev stoppet manuelt, kan ikke genaktiveres med dette trin.

Send Custom Notification

Sender en e-mail til de definerede personer med den definerede meddelelse.

Set Person Status

Dette Step Type gør, at man kan vælge, hvilken personstatus brugeren skal have.

Stop Access

Dette Step Type vælges, hvis man vil stoppe en adgang.

Knyt onboardingtrin til en rolle

Indeholder onboardingprocessen trin af typen "Request Access" skal de kobles til en rolle for at fungere. Det gør du under "Step Type and Parameters" på onboardingtrinnet.