Applications (GDPR)
I Compliance Suite anvendes applikationer til at organisere rollestyring af adgange samt til at dokumentere registreringer af personhenførbare stamdata.
Under ”Applications” i underområdet ”GDPR” i Compliance Suite kan du registrere de applikationer, som indeholder persondata og dermed har betydning for jeres registrerede Business Processes.
Her får du også overblik over alle jeres aktive applikationer. Det samme overblik får du under "Applications" i underområdet "Manage”.
Sådan opretter du en applikation
For at oprette en ny applikation skal du klikke på ”New” i menubjælken.
Du udfylder felterne på applikationen som nedenfor. Dette er også beskrevet i artiklen om ”Applications”.
Felt |
Eksempel på værdi |
Beskrivelse |
Name |
ESDH-system |
Navnet på applikationen. |
Custom ID |
1 |
Evt. id-nummer for applikationen. |
Description |
ESDH benyttes af hele organisationen til dokumenter |
Beskrivelse af, hvad applikationen benyttes til. |
Category |
Dokumenthåndtering |
Værdi, der benyttes på tværs af alle entiteter i CCS. |
Application Type |
Dokumenter |
Angiver evt. type for applikationen. |
Approver |
Gitte Persson |
Her angives navnet på den person, der skal godkende at en bruger får den givne Access til applikationen. |
Approver Team |
Dynamics HR |
Her angives evt. navnet på det team, der skal godkende, at en bruger får den givne Access til applikationen. |
Approver BC |
Gitte Persson |
Her angives navnet på en evt. person, der skal orienteres. |
Approver CC |
David Nykjær |
Her angives navnet på en evt. person, der skal orienteres. |
Implementer |
Kenneth Marsner |
Her angives navnet på den person, der skal sørge for, at personen får adgang til den givne applikation. |
Implementer Team |
Dynamics IT |
Her angives navnet på det team, der skal sørge for, at personen får adgang til den givne applikation. |
Implementer BC |
Gitte Persson |
Her angives navnet på en evt. person, der skal orienteres. |
Implementer CC |
David Nykjær |
Her angives navnet på en evt. person, der skal orienteres. |
GDPR-information på applikationer
På applikationer er der tre faner, der har særlig relevans for GDPR:
-
GDPR Information
-
GDPR Process Activities
-
GDPR Application Data Types
Alle tre hjælper jer med at dokumentere jeres processer for GDPR og databehandling. === GDPR Information
På fanen ”GDPR Information” finder du vigtige applikationsoplysninger, der har betydning for din organisations overholdelse af GDPR-lovgivningen.
Her kan du udfylde, hvem i organisationen, der er ”Data Owner” på den data, der opbevares i applikationen. Data Owners kan være den person eller det team i din organisation, der træffer beslutninger om, hvem der har ret til at tilgå og redigere data i applikationen og hvordan den data skal bruges. Det er personen (eller teamet), der er registreret som Data Owner, som er ansvarlig for denne applikations datakvalitet, -integritet og -beskyttelse.
Du kan ligeledes registrere en “System Owner”, som er den overordnede ansvarlige for applikationen og dens funktion.
I feltet “Description” kan du indtaste en beskrivelse af GDPR-håndteringen i applikationen.
Feltet ”Processes” bruger du til at angive processer, hvor applikationen indgår. Feltet er et fritekstfelt.
Supplier Information
Under ”Supplier Information” registrerer du centrale oplysninger om udbyderen af applikationen.
Du registrerer applikationsudbyderen under ”Supplier”.
Feltet ”Outsourcing” bruger du til at registrere, hvorvidt andre har berøring med applikationen og den data, som opbevares heri.
Endelig registrerer du, hvor data opbevares i feltet ”Location of Data Storage”.
Legal Basis Information
Under ”Legal Basis Information” registrerer du centrale oplysninger om applikationens databehandling.
Du registrerer, hvem applikationens ”Data Controller” eller ”Data Processor” er, hvorvidt der forefindes en ”Data Processing Agreement”, og om data, der opbevares i applikationen overføres til tredjepartslande.
System Sharing Information
Under ”System Sharing Information” registrerer du oplysninger om systemets procedurer for informationsdeling.
Her kan du indtaste beskrivelser eller linke til dokumenter, der beskriver hvilke applikationer, der kan få adgang til information fra den pågældende applikation, hvordan adgangen til information håndteres, hvordan applikationen håndterer Data Separation og ikke mindst linke til en udbyderkontrakt.
Other System Information
Under ”Other System Information” kan du udfylde yderligere information om applikationen, der er relevant.
Det inkluderer ”Vendor” og "Purpose", hvor du kan registrere formålet med dataopbevaringen. Under "Purging Rules" kan du beskrive procedurerne for datasletning og endelig kan du indsætte et relevant link, der beskriver de ovenstående felter.
