Mail Notifications
Mail Notifications er et af de operationelle hjørnesten i Compliance Suite.
Herfra er det muligt at oprette standardtemplates for automatisk udsending af mails til relevante godkendere, implementeringsansvarlige, managers mfl.
Når en adgang skal godkendes af en manager eller systemadministrator, eller en mail om tilbagelevering af tildelte assets sendes til en medarbejder under offboarding sker det ud fra de standardtemplates, du opretter i dette område.
Hvornår sendes notifikation
Når en hændelse forekommer i Compliance Suite, som har tilknyttet en notifikation, vil notifikationen udendes via e-mail via SendGrid.
Når notifikationen genereres, tages mailnotifikationstemplaten og variabler fra templateobjekter (f.eks. personen det omhandler) og substitueres ind i e-mailen. Det vil sige, at det er muligt at medtage data fra Compliance Suite i mailnotifikationer via førnævnte templateobjekter.
Notifikationsentiteten
Notifikationsentiteten bruges til opsætning af mailnotifikationer. Du opsætter mailnotifikationstemplates under Mail Notifications i underområdet Configuration.
Felterne på mailnotifikationer:
| Felt | Forudsætning | Tillader template flettefelter | Max Størrelse | Explanation | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
Name |
Ja |
Nej |
100 tegn |
Notifikationens navn.Det bliver ikke brugt i den udsendte mail, men bør være forklarende og indikativ over hvad den gør eller hvor den bliver sendt til. |
||
Type |
Ja |
Nej |
N/A |
Typen af notifikation. Dette vil bestemme hvornår den sendes og hvilke felter der vil være tilgængelige. |
||
To |
Ja |
Ja |
255 tegn |
Den email adresse der skal modtage de notifikationer der blivre genereret af notifikations entiteten. Hvis der er flere modtagere skal disse adskilles med et semikolon ;. I dette felt kan man også anvende Template flettefelter så som en person eller en manager mail. |
||
CC |
Nej |
Ja |
255 tegn |
Email adresse for CC modtagere. Som med To feltet skal der ved flere modtagere anvendes semikolon for adskillelse af modtagere. Her kan også anvendes template flettefelter. |
||
BCC |
Nej |
Ja |
255 tegn |
Email adresse for BCC modtagere. Som med To feltet skal der ved flere modtagere anvendes semikolon for adskillelse af modtagere. Her kan også anvendes template flettefelter. |
||
Reply To Name |
Nej |
Nej |
100 tegn |
Navnet på den man skal svare emailen til. Emailen vil visse dette navn som afsender af mailen. |
||
Reply To Email |
Nej |
Nej |
100 tegn |
Email adressen der bruges til at svare tilbage på mailen. Emailen vil visse dette navn som afsender af mailen. |
||
Subject |
Nej |
Ja |
100 tegn |
Emnefeltet for notifikationen. Her kan man ligeledes anvende template flettefelter i emnefeltetThe subject part of the mail notification. |
||
Body |
Nej |
Ja |
20000 tegn |
Brødteksten for notifikationen. Her kan man ligeledes anvende template flettefelter i Brødteksten. |
||
Category |
Nej |
Nej |
N/A |
Angivelse af kategori for notifikationen.Bliver ikke sendt med mailen. |
||
Description |
Nej |
Nej |
2000 tegn |
Intern beskrivelse af notifikationen. Bliver ikke sendt med mailen. |
Template Objekter
Template objekter er de muligheder for handlinger der i en mailnotifikation
-
access – mulighed for tildelingen af en adgang eller behandlingen af samme. Dvs i igangsætning af den foruddefineret proces
-
dashboards – inddrage data fra et dashboard eller sende ref. til et givent dashboard
-
person – Personreleaterede hændelser. Tilgang af medarbejder til en manager, tilbagelevering af assets etc.
-
receivedmail – bruges når et svar på en godkendelsesmail ikke accepteres (se artiklen Godkend, forny eller afvis via mailnotifikationer)
-
selfservice – anvendes ved notifikationer på bagrund af handlinger i Selfservice modulet
-
manageorder same som person , men person name er {manageorder.PersonName}
Notifikationstyper og kriterier for afsending
| Name | Kriterier for afsending | Tilgængelige Template Objekter |
|---|---|---|
Access Ambiguous Reply |
Kun relevant når der anvendes Godkendelse via Email funktionen. |
access, dashboards, person, receivedemail |
Access Approval Required |
Når en adgang skifter stadie til Approve. |
access, dashboards, person |
Access Disabled |
Når en adgang skifter stadie til Disabled. |
access, dashboards, person |
Access Enabled |
Når en adgang skifter stadie til Enabled. |
access, dashboards, person |
Access Expired |
Når en adgang udløber og stadiet for adgangen går til Remove eller Disabled. Hvis der er defineret flere Mail notifications vil begge blive sendt. |
access, dashboards, person |
Access Expires In 1 Day |
Når en adgang udløber om 24 timer og 5 minutter. |
access, dashboards, person |
Access Expires In 14 Days |
Når en adgang udløber om 14 dage. |
access, dashboards, person |
Access Expires In 30 Days |
Når en adgang udløber om 30 dage. |
access, dashboards, person |
Access Implementation Required |
Når en adgang ændre stadie til Implement. Relevant hvis nogen i organisationen skal udfører en manuel opgave i forbindelse med at en adgang bliver tildelt. |
access, dashboards, person |
Access Removal Required |
Når en adgang ændre stadie til Remove. Relevant hvis nogen i organisationen skal udfører en manuel opgave i forbindelse med at en adgang bliver fjernet. |
access, dashboards, person |
Access Requested |
Når en adgang bliver forespurgt. |
access, dashboards, person |
Custom Notification |
Mulighed for at lave en skræddersyet Mail Notification. |
access, dashboards, person |
Manage Order Disabled |
||
Manage Order Enabled |
||
Manage Order Planned |
||
Person Created |
Når en person oprettes i Compliance Suite. |
dashboards, person |
Person Manager Changed |
Når en person skifter manager. Hvis personen lige er oprettet anses det ikke for et manager skift. |
dashboards, person |
Person Welcome Mail On New Mailbox |
Når det primærer e-mail felt på en person sættes til en aktiv mail adresse. |
dashboards, person |
Self Service Access Requested |
Når en adgang bliver forespurgt via Self Service portalen. |
dashboards, selfservice |
Self Service Support Message |
Når man klikker på support linket (fandt du ikke hvad du ledte efter?) i Self Service Portalen. |
dashboards, selfservice |
User Created with password in system |
Når en person bliver oprettet med et nyt password i et eksternt system. Mest relevant for AD DS. Den mail notifikation der bliver sendt kan indeholde det nye password til brugeren. |
dashboards, person |