On-Offboarding - Offboarding Processes
Processer for offboarding er en proces med valgfrie trin. Offboardingprocesser udføres efter en persons deaktiveringsdato. I processen er det muligt at definere trin, der automatisk gennemføres som et led i offboardingen på specifikke dage og tidspunkter.
Offboardingprocessen kan udføre tidsbestemte trin, der skal ske efter en persons deaktiveringsdato – f.eks. lukning af konto, fjernelse af licenser mm. Processen kan også udføre trin, der skal gennemføres før en persons deaktiveringsdato. Det kan f.eks. være at udsende en mailnotifikation en uge før personens brugerkonto deaktiveres.
Det er vigtigt at bemærke, at der kan foretages ændringer i aktive offboardingprocesser, og at personer vil forblive i en igangværende offboardingproces, selvom de mister rollen, der giver adgang til den. Hvis personen – som konsekvens af et offboardingtrin, der ligger før deaktiveringsdatoen – mister rollen, der er tilknyttet offboardingprocessen, vil personen ikke ryge ud af processen.
Her finder du offboardingprocesser i Compliance Suite
Du finder og opretter offboardingprocesser i Compliance Suite under området ”Connectors” og overskriften ”On-Offboarding”.
Offboardingprocesser består af trin, der skal udføres, når en person stopper i virksomheden. Der kan være forskellige offboardingprocesser alt efter, om der er tale om en intern eller ekstern medarbejder.
Aktive offboardingprocesser
Under menupunktet ”Offboarding Processes” får du overblik over alle aktive offboardingprocesser, der er defineret i Compliance Suite på nuværende tidspunkt:
En offboardingproces kan se således ud:
Sådan opretter du en ny offboardingproces:
-
Klik på +New for at oprette en ny offboardingproces.
-
Name, Priority or Target Field er obligatoriske felter.
Target Field kan have følgende værdier:-
Deactivate On
-
Employment End
-
-
Klik på Save for at oprette din proces.
Når den er gemt, bliver det muligt at definere de procestrin, der skal gælde for nærværende offboardingproces.
Sådan opretter du et offboardingtrin:
For at oprette et trin, klikker du på +New Offboarding Step.
Du udfylder felterne således:
| Navn | Type | Beskrivelse |
|---|---|---|
Name |
Tekstfelt |
Navnet på offboardingtrinnet. |
Offboarding Process |
Opslagsfelt |
Angiver hvilken offboardingproces, som trinnet er knyttet til Et trin kan kun være tilknyttet én proces. |
Custom ID |
Talfelt |
Trinnets ID (anvendes til sortering). |
Category |
Opslagsfelt |
Trinnets kategori. |
Description |
Multi-line tekstfelt |
Beskrivele af, hvad trinnet går ud på. |
Days after deactivation or leave return date |
Talfelt |
Antal dage efter ”Deactivation” eller ”Leave Return Date”, som trinnet skal udføres. |
Time of Day |
Opslagsfelt |
Tidspunkt for udførelse. |
Step Type |
Opslagsfelt |
Angiver, hvilken trintype, der er tale om. |
De forskellige trintyper::
| Trin type | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
Clear activate date |
Fjerner aktiveringsdatoen. |
||
Clear deactivate date |
Fjerner deaktiveringsdatoen. |
||
Clear leave return date |
Fjerner orlovsdatoen. |
||
Delete user |
Dette Step Type vælges, hvis man vil slette brugeren. |
||
Delete and release initials |
Dette Step Type vælges, hvis man vil slette brugeren og frigive initialerne. |
||
Delete person and delete history |
Sletter den pågældende person og den tilhørende historik. |
||
Disable user |
Dette Step Type vælges, hvis man vil disable brugeren. |
||
Disable user and stop all accesses |
Dette Step Type vælges, hvis man vil disable brugeren og stoppe alle brugerens adgange. |
||
Enable user |
Dette Step Type vælges, hvis man vil enable brugeren. |
||
Litigation Hold |
Dette Step Type sætter brugerens mailboks på Litigation Hold.. |
||
Remove Private Field Data |
Dette Step Type vælges, hvis man vil fjerne brugerens privat informationer. |
||
Request Access |
Dette Step Type vælges, hvis man vil bede om adgang til en applikation. |
||
Reset Phone Number |
Dette Step Type vælges, hvis man vil resette brugerens telefonnummer. |
||
Restart offboarded-stopped accesses dynamic |
Genaktiverer alle adgange, der har stopårsagen Stopped by offboarding, når du reboarder en inaktiv person.
|
||
Send Custom Notification |
Sender en e-mail til de definerede personer med den definerede meddelelse. |
||
Set Person Status |
Dette Step Type gør, at man kan vælge, hvilken personstatus brugeren skal have. |
||
Stop Access |
Dette Step Type vælges, hvis man vil stoppe en adgang. |
Du kan tilføje så mange trin til offboardingprocessen, som du ønsker.
Nogle offboardingtrin skal kobles til roller for at fungere. Det gælder f.eks. en trintype som ”Stop Access”. Trintypen ”Send Custom Notification” skal derimod knyttes til en mailnotifikation for at virke.
Det gør du direkte på offboardingtrinnet i sektionen ”Step Type and Parameters”:
