Dateien senden
Erstmalige Nutzung
Bei der erstmaligen Nutzung von Cryptshare müssen Sie Ihre Kontaktdaten eingeben und Ihre E-Mail-Adresse verifizieren.
E-Mail-Adresse mit Verifizierungscode verifizieren
Bei der Nutzung von Cryptshare wird für die Funktion dieses Add-ins eine Verbindung zu Ihrem Postfach hergestellt. Dabei wird die Authentizität der E-Mail-Adresse überprüft. Eine Verifizierung ist nach Ablauf von 30 Tagen, nach dem Leeren des Caches oder bei Änderung der E-Mail-Adresse erforderlich.
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Kopieren Sie den Code nach Erhalt per E-Mail und fügen Sie diesen unter Verifizierung ein.
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Klicken Sie auf Weiter.
Dateien und vertrauliche Nachricht hinzufügen
Mit Cryptshare können Sie Dateien sicher übertragen oder verschlüsselte Nachrichten versenden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
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Klicken Sie im Hauptfenster von Outlook auf Neue E-Mail, um eine neue Nachricht zu erstellen.
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Klicken Sie in der E-Mail auf das Cryptshare-Symbol:
Dadurch wird das Plug-in Mit Cryptshare senden aktiviert. Wenn Sie bereits mit dem Verfassen der E-Mail begonnen haben, können Sie diese nahtlos als Cryptshare-Mail weiterbearbeiten.
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Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Trennen Sie mehrere Empfänger durch ein Komma oder Leerzeichen.
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Geben Sie den Betreff und vertrauliche Nachricht in die E-Mail ein. Der Inhalt Ihrer Nachricht wird in eine Datei im .eml-Format konvertiert.
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Dateien hinzufügen: Durch Klick auf Durchsuchen öffnet sich ein Explorer-Fenster; wählen Sie die Dateien von Ihrem PC aus und fügen Sie diese hinzu. Bereits angehängte Dateien werden in die Cryptshare Seitenleiste übernommen. Über die Seitenleiste können Sie weitere Dateien an die Nachricht anhängen. Diese können größer sein als die Größenbeschränkung für reguläre E-Mails per Outlook. In den Benachrichtigungsoptionen können Sie festlegen, ob die Dateinamen angezeigt werden sollen.
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Klicken Sie auf Weiter, um zu den Transferoptionen zu gelangen, oder klicken Sie direkt auf die Registerkarte Transferoptionen.
Sicherheitseinstellungen
Verschlüsselte vertrauliche Nachricht
Bei der Übermittlung einer vertraulichen Nachricht über Cryptshare werden der Betreff und der Nachrichtentext verschlüsselt und ausgeblendet und durch den neutralen Text Vertrauliche Nachricht.eml ersetzt.
Benachrichtigungsmail
Eine Benachrichtigungsmail sieht aus wie eine normale E-Mail mit einem sichtbaren Betreff und einem sichtbaren Text.
Wenn eine Datei hinzugefügt wird, wird diese mit Cryptshare versendet. Dabei können Passwortoptionen genutzt werden.
In den Benachrichtigungsoptionen können Sie festlegen, ob die Dateinamen angezeigt werden sollen; Dateinamen in Benachrichtigungsmails anzeigen.
Bitte beachten Sie, dass die Nachricht und der Betreff der Benachrichtigungsmail für Absender und Empfänger sichtbar sind, auch wenn die Dateinamen nicht angezeigt werden sollen.
Passwortmodus
Für einen sicheren Transfer können Sie aus mehreren Passwortoptionen wählen:
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Sie können über das System ein sicheres Passwort generieren. Notieren oder sichern Sie dieses Passwort, es wird nicht gespeichert. Durch Klick auf das Zwischenablage-Symbol wird das Einmalpasswort in die Zwischenablage kopiert:
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Oder geben Sie ein eigenes Passwort ein. Wählen Sie die gewünschte Passwortsicherheit aus.
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Mit der Option Kein Passwort vergeben können Absender und Empfänger große Dateien einfach und ohne Passworteingabe austauschen. Die Daten werden vollständig verschlüsselt übertragen. Dies bietet allerdings weniger Sicherheit, da jede Person mit Zugriff auf die Benachrichtigungsmail auch Zugriff auf die Dateien hat.
| Teilen Sie Ihr Passwort telefonisch oder per SMS mit dem Empfänger, andernfalls hat dieser Zugriff keinen auf die Dokumente oder die Nachricht. |
Erweiterte Einstellungen
Mit dem Ablaufdatum legen Sie fest, wie lange die Dateien zum Abruf verfügbar sind. Außerdem können Sie einstellen, in welcher Sprache der Empfänger die Benachrichtigung erhält.
Ablaufdatum
Gesendete Dateien werden nur für einen bestimmten Zeitraum auf dem Cryptshare Server gespeichert und können in diesem Zeitraum vom Empfänger abgerufen werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Dateien unabhängig vom Abrufstatus automatisch vom Server gelöscht.
Der Empfänger wird automatisch über die gewählte Aufbewahrungsfrist informiert.
Benachrichtigungsoptionen
Sie können zwischen den folgenden Benachrichtigungsoptionen wählen:
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Benachrichtigungsmail zu diesem Upload senden: Der Absender erhält eine Benachrichtigungsmail über die Zustellung des Transfers beim Empfänger.
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Über Abruf der Dateien benachrichtigen: Wählen Sie aus, ob Sie über den Abruf des Transfers benachrichtigt werden möchten. Bitte beachten Sie, dass Sie als Absender für jeden vom Empfänger gestarteten Download eine E-Mail erhalten: „Der Download einer oder mehrerer Dateien wurde gestartet“.
Wenn Sie weniger Benachrichtigungsmails oder detailliertere Informationen zum Transfer erhalten möchten, verwenden Sie stattdessen die Funktion Transferstatus. -
Dateinamen in Benachrichtigungsmails anzeigen: Legen Sie fest, ob die Dateinamen in der Benachrichtigungsmail an den Empfänger sowie an den Absender angezeigt werden sollen.
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Inhalt von ZIP-Dateien anzeigen: Legen Sie fest, ob die Namen der ZIP-Dateien in der Benachrichtigungsmail an den Empfänger sowie an den Absender angezeigt werden sollen.
| Der Empfänger erhält eine Download-Benachrichtigung E-Mail mit dem neutralen Betreff „Vertrauliche Nachricht”. |
Der Transfer
Starten Sie den Transfer mit Klick auf Mit Cryptshare senden.
Ihre Dateien werden sicher an den Cryptshare Server gesendet und dort verschlüsselt gespeichert. Der Fortschritt des Uploads wird bis zur Meldung Erfolgreich abgeschlossen angezeigt.
Transferstatus
Der Absender kann den Transferstatus als Live-Status einsehen. Öffnen Sie das Cryptshare Add-in in einer mit dem Transfer zusammenhängenden E-Mail und Cryptshare zeigt Ihnen die relevanten Informationen zu diesem Transfer in Echtzeit an.
Die folgenden Informationen werden angezeigt:
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Transferstatus: Der Status des Transfers (aktiv, zurückgezogen, abgelaufen). Sie können einsehen, ob der Transfer auf dem Server noch verfügbar ist oder bereits gelöscht wurde.
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Tracking-ID
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Datum und Uhrzeit der Bereitstellung
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Ablaufdatum
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Größe
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Status nach Empfängern: Liste der Empfänger, deren E-Mail-Adressen und welche Empfänger auf welche Dateien zugegriffen haben.
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Status nach Dateien: Im Transfer enthaltene Dateien, Status, Datum und Uhrzeit des Downloads für jeden Empfänger und jede Datei.